视频会议系统的采购涉及到许多方面的知识和步骤，我们采购的视频会议系统，不单只是考虑视频会议价格，还需要从项目的实际考虑，选择最合适项目需求的视频会议系统。因此我们建议在视频会议系统的采购的时候需要进行以下的步骤：项目需求分析、项目解决方案制定、产品选型、产品测试。

1、 项目需求分析
有些单位采购视频会议系统，一开始就直接进行视频会议产品选型和产品测试，这样方式容易忽略视频会议项目的最终目标，造成采购后的视频会议系统达不到项目的要求，因此我们在视频会议采购之前必须要对项目进行需求分析。需求分析是否正确，关系到视频会议项目是否能落实，因此需求分析在视频会议项目的构建中占有非常重要的地位。视频会议项目的需求分析主要分析的是项目的背景、项目的目标及项目概预算。项目的背景是分析视频会议项目的立项背景，为何需要建立视频会议系统，而项目目标是视频会议项目需要达到的要求，只有明确了项目的目标，我们才能通过目标来指导我们的采购工作。项目概预算也是非常重要的一环，直接关系到我们的产品的选型，因此项目的大致预算需要提前获知。视频会议项目的需求分析除了在理论上的分析之外，还需要对实际使用人员和操作人员进行调研，通过调研可以得到项目的实际需求，这些需求是否可以通过购买视频会议系统来实现，而操作人员提出的一些特殊的需求，需要我们做出记录，在采购的时候与视频会议厂家进行协商，定制一些特殊的需求。
2、 项目解决方案制定
我们进行视频会议项目的需求分析之后，还需要制定视频会议解决方案，解决方案需要包括：项目背景及目标、项目的网络拓扑图、项目的系统选型、设备清单及价格、维护与售后，具体请参考“怎样构建全方位的网络视频会议解决方案”。其中需要说明的是项目的系统选型并不是要在方案里面选出最终的产品，而是在解决方案里面选出几个比较合适本项目的产品，具体的最终选型还需要在下步进行，我们可以在方案里面列出几个价格范围的产品，供项目的决策者进行判断。
3、 产品选型
产品的选型是在视频会议解决方案的基础上，选择最合适项目的产品，我们在视频会议产品的选择当中，需要从几个方面来进行视频会议产品的选型：产品架构、产品价格、产品功能和性能、产品售后，产品架构主要考虑的是视频会议产品的架构是否适合项目，如高容量、高流量实时的视频会议系统，最好是使用CS架构的会议系统。产品价格主要考虑的是价格是否满足项目的概预算，产品功能和性能是检验产品是否能达到项目的目标。产品的售后是考察产品的售后服务是否满足项目的要求。产品选型可以查看“视频会议系统前期选型”。
4、产品测试
产品选型结束后，我们基本已经确定了一个视频会议系统，但这样还不能立即购买，还需要进行产品的测试，我们进行产品的测试主要包括：稳定性、易用性、兼容性、可维护性。视频会议系统是实时性的系统，因此系统的稳定性是最为重要，系统的稳定性主要是通过长时间进行系统的运行测试。易用性就是产品是否符合操作人员的习惯，产品设计得是否合理。兼容性是考虑产品对硬件的兼容性如何，是否支持我们制定的解决方案的外置设备。可维护性主要考察产品的升级是否简单、维护是否方便。
       综上所述，视频会议系统的采购需要进行项目需求分析、项目解决方案制定、产品选型、产品测试的几个步骤，如果在采购视频会议系统的过程中严格遵循上述的步骤，我们的视频会议项目一定能采购到合适的网络视频会议系统。