1、视频会议的组织和管理
会议的召开首先要有良好的组织与管理。经过对大量案例在用户管理、会议授权及会议通知等方面的分析与研究，用以组织机构为核心的用户管理、以固定会议和动态会议相结合的会议模式、和以即时通信为基础的会议通知，要有一整套的会议组织与管理机制。

以组织机构为核心管理模式在用户查询、会议授权和管理方面，方便实用。对于固定会议与动态会议这两类不同的会议形式，要能采用固定会议（如周会、晨会等例会）由管理员通过后台预先设置好，而动态会议（如突发事件处理、日常业务会议等）由有权限用户临时召集。

而作为视频会议的参与者，如何方便迅速的接收到会议通知，获取参会信息，也是会议组织过程中非常重要的部分，会议消息定向通知、会议中直接邀请等方式，都能简单便捷的让相应人员参与会议中。

远程视频会议

2、视频会议功能
优秀的视频会议软件功能应包含以下几项：
       音视频交互：支持多路视频任意切换，多路语音同时发言；视频分辨率支持低到高。
       数据共享：支持网页同步、程序共享、电子白板、文件发送、演讲稿同步等多种数据共享方式。
       辅助功能：支持文字聊天，电子举手，表情表达、多种模式轮巡、云台控制等辅助功能
       流媒体文件广播，支持VCD，DVD，AVI，WMV，ASF，ACC，RM等影音文件。
       系统功能：支持远程设置、会议投票，会议录制、回放，web管理
      与会方式：支持多种网络接入，支持固定电话、手机的呼入呼出，参与视频会议。

3、音视频技术
视频：基于先进的H.264、MPEG-4视频压缩算法，在256kbps左右达DVD效果。
音频：支持G.723.1、G.721、G.723等音频压缩算法，在24kbps左右达原声音质。
多路混音技术，多人同时说话，语音清晰流畅，支持自动增益补偿（AGC）、噪音抑制（ANS）、回声消除（AEC）、静音检测 (VAD)功能。

4、网络技术
       支持TCP、UDP、RUDP、Multicast协议；
       支持二级转发服务器；
       适应Internet、城域网、局域网、VPN和卫星网络等多种网络；
       采用HTTP隧道技术来实现对防火墙的渗透，开放相应端口即可实现访问。

5、平台特性
在实现视频会议基本功能的基础上，考虑到今后可能的发展与扩展应用，选择的视频会议系统应具有一定的扩展与平台特性。可以与其它软件进行整合，可以作为平台整合其它软件，最终实现统一登录，统一管理。