在具体需求上，要求视频会议系统能够实现以下具体功能：

1．随时与上级单位及下属单位远程会议、业务培训、业务交流等活动；为保障投资和未来的系统扩充性，拟采购具有多个分支点接入能力的MCU控制器。

2．系统具备软视频接入能力，可以满足多个软视频会场加入会议，这些软视频节点具备远端视频和远端数据图像同时接收能力。

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3．系统具备灵活的部署方式，除了能够部署在内部网之外，未来能够实现透明的公私网或防火墙穿越，以解决出差员工的视频接入，进行移动办公的需求。

根据需求初步设计的会议室视频会议音响系统方案如下：
会议室大小：30到100平方米左右 ；
会议室环境：18～22℃的室温，60％～80％湿度, 保证视频会议系统稳定运行；
会议室布局：切忌采用反光的白色和多光的黑色，墙面可采用具有一定纹理的粉白色、浅灰色墙纸，整体浅色调宜佳；
会议室照度：采用中央做造型灯棚，并安装颜色协调的吸顶灯，确保会议室颜色的协调美观；
会议室音响效果：采用隔音装置，做好建声设计，防止共振、回声现象。